Definição de unidade estrutural. Divisões estruturais de uma organização: tipos O que é uma divisão estrutural de uma organização

As divisões estruturais de uma organização são a base sobre a qual se baseiam várias formações. Devem ser tão relevantes quanto possível para as actividades que estão a ser realizadas e ser mais eficazes no cumprimento das suas responsabilidades directas.

informações gerais

Nas pequenas organizações, uma situação comum é quando o desempenho de uma função é atribuído a um funcionário específico ou ele executa diversas tarefas. À medida que cresce, vários funcionários já fazem a mesma coisa. Nesta fase de desenvolvimento, há necessidade de unir esses indivíduos em determinadas unidades denominadas departamentos, grupos, seções, seções, unidades, oficinas. Isso é feito para otimizar o manuseio. As funções desempenhadas são utilizadas como fator unificador. É assim que se formam as divisões estruturais da organização.

Especificidades

A criação das unidades é baseada em dados sobre tipo de atividade, número de funcionários, localização e outras características. Considere este exemplo: uma empresa produz blocos de concreto, o departamento de publicidade cuida das vendas e a contabilidade é de responsabilidade do departamento de contabilidade. Mas há uma diferença significativa entre diferentes assuntos. Assim, as divisões estruturais de uma organização de construção diferem significativamente daquelas incluídas nas instituições bancárias. As especificidades da coordenação das ações dos diversos departamentos também são levadas em consideração. Quanto maior a organização, mais importante se torna a questão da gestão.

Idealmente, deve-se ter cuidado para garantir que todas as unidades estejam conectadas por um objetivo comum e tenham todo o suporte de informações necessário. À medida que você cresce, fica cada vez mais difícil manter esse estado de coisas, o que afeta a rede de interação e comunicação. Neste caso, é muito importante garantir uma divisão clara de responsabilidades. Caso contrário, você pode esperar conflitos internos. Para evitar incertezas, devem ser utilizados critérios claros. E então não importa qual seja o objeto de influência - divisões estruturais de uma instituição de crédito, banco, empresa de TI, fábrica ou entidade agrícola - a sua eficiência estará no seu melhor.

Tipos de divisões

Tomou-se como base a classificação, dentro da qual se distinguem 61 departamentos. Serão mais ou menos estruturados de acordo com a semelhança das funções que desempenham. Deve-se notar também que na prática seus nomes podem ter uma aparência um pouco diferente, mas isso não muda a essência. A situação interna o ajudará a se familiarizar com isso com mais detalhes. As divisões estruturais de uma organização educacional e de uma empresa comercial diferem devido a objetivos diferentes. Portanto, ao estudar assuntos específicos, isso deve ser levado em consideração. Afinal, diferentes objetivos são perseguidos e as divisões estruturais da organização trabalham para alcançá-los. Existem os seguintes tipos.

Serviços administrativos, financeiros, contábeis e de suporte

Deles dependem o funcionamento dos alicerces e o equilíbrio do trabalho da organização. Esses incluem:

1. Escritório.
2. Secretariado.
3. Serviço de gerenciamento de escritório.
4. trabalho.
5. Serviço de gestão de pessoal.
6. Departamento de Organização do Trabalho.
7. Contabilidade.
8. Serviço de gestão operacional.
9. Divisão financeira.
10. Departamento de Relações Econômicas Externas.
11. Armazéns de produtos acabados e materiais.
12. Departamento de Planejamento e Economia.
13. Serviço de Padronização.
14. Serviço legal.
15. Departamento de Recursos Humanos.
16. Serviço de segurança.
17. Centro de informática.
18. VOKhR - segurança paramilitar.

Muitas vezes também é possível encontrar divisões estruturais de uma organização educacional. Muitas vezes operam em instituições de ensino superior, grandes empresas de engenharia, científicas, agrícolas, industriais e outras onde são desenvolvidos produtos avançados. Entre eles estão os departamentos de pesquisa, técnico e produção.

Departamentos de pesquisa e técnicos

As seguintes divisões operam nesta área:

• Departamento de pesquisa.
• Serviço de Pesquisa Técnica e Econômica.
• Departamento de controle técnico.
• Laboratório de equipamentos de medição.
• Departamento de design.
• Serviço técnico.
• Produção piloto.
• Loja de testes.
• Departamento de automação (mecanização).
• Serviço
• Oficina experiente.
• Departamento
• Serviço de treinamento de pessoal.
• Departamento de ferramentas.
• Projeto e serviço técnico.
• Chefe do Departamento de Mecânica.
• Departamento de Treinamento de Pessoal.
• Oficina experimental.
• Escritório de Pesquisa de Marketing.
• Laboratório de pesquisas.
• Departamento de Conservação da Natureza.
• Departamento de Invenção e Patentes.

Divisões de produção

São departamentos, oficinas e serviços que criam diretamente mercadorias em grandes quantidades para venda ao consumidor final. Esses incluem:

1. Departamento de Logística.
2. Serviço de compras e cooperação externa.
3. Departamento de produção e expedição.
4. Divisão de Construção de Capital.
5. Oficinas auxiliares de produção.
6. Departamento de energia e mecânica.
7. Departamento do Engenheiro Chefe de Energia.
8. Departamento de Designer Chefe.
9. Oficinas de produção (montagem, usinagem e similares).
10. Escritório de design especial.
11. Oficina de reparação e construção.
12. Loja de energia.
13. Oficina de reparos mecânicos.

Estas são as divisões estruturais de uma organização. Existem também diferentes tipos de implementação: departamentos, laboratórios, serviços e gabinetes. Cada abordagem tem suas próprias vantagens, por isso foi escolhida. Vejamos agora um pequeno exemplo do funcionamento em que funcionarão as divisões estruturais de uma organização educacional. Como eles funcionam? Qual é a base do sistema de comunicação dentro da própria organização ao transferir dados entre diferentes divisões estruturais?

Exemplo no setor educacional

Tomemos uma grande universidade como objeto de estudo. Esta organização é adequada pela sua dimensão, numerosas divisões e pelo vasto leque de atividades desenvolvidas. Então, primeiro vamos destacar as divisões administrativas. Cada universidade possui componentes de gestão (reitoria, reitoria), departamento de recursos humanos, departamento de contabilidade e serviço de administrador de sistemas. Também pode haver institutos e centros de pesquisa separados.

A divisão adicional vai para o nível dos departamentos. Cada um deles lidera de 4 a 6 grupos. E se houver ensino a distância, então 8-12. Assim, os grupos de estudantes são as menores divisões numéricas nas grandes universidades. Estas instituições educacionais construíram uma interação literalmente perfeita (no papel). Assim, a reitoria recebe informações do Ministério da Educação em termos gerais. Em seguida, ele transfere para a reitoria dos departamentos de planejamento, que dividem todo o material necessário na quantidade de horas exigidas, cuidam da disponibilização das salas de aula e da ausência de conflitos. Esta informação segue posteriormente para o departamento, que pode apresentar as suas propostas.

Conclusão

Como você pode ver, as divisões estruturais implementam o princípio, o que, em última análise, lhes permite obter maior eficiência em suas atividades. Para levar este indicador ao nível mais alto possível, deve-se ter cuidado para garantir que cada pessoa tenha instruções de trabalho claramente definidas, que indiquem as responsabilidades e capacidades de cada pessoa. Para uma cooperação e interação eficazes, é necessário garantir que a informação seja transmitida rapidamente e sem demora.

A legislação não contém uma definição universal de unidade estrutural de uma organização. Com base na prática estabelecida, as divisões estruturais das organizações são consideradas suas partes, separadas por características territoriais ou funcionais. Assim, de acordo com o artigo 55 do Código Civil da Federação Russa, uma sucursal ou escritório de representação de uma entidade jurídica é uma subdivisão separada de uma entidade jurídica localizada fora da sua localização, enquanto a sucursal desempenha todas as funções da organização-mãe ou parte dela, e o escritório de representação só pode representar os interesses da organização e protegê-los. Ao mesmo tempo, outra localidade, na opinião das autoridades judiciárias, deve ser entendida como uma localidade fora dos limites administrativo-territoriais da localidade correspondente (por exemplo, parte três do parágrafo 16 da Resolução do Plenário do Supremo Tribunal da Federação Russa de 17 de março de 2004 No. 2 “A pedido dos tribunais do Código do Trabalho da Federação Russa da Federação Russa”).

O artigo 27 da Lei Federal nº 273-FZ fornece uma ampla lista de diversas divisões estruturais das organizações educacionais, características de seus diversos tipos, tipos e focos de programas educacionais, bem como outras características de funcionamento. Entre eles, a Lei Federal nomeia filiais, escritórios de representação, departamentos, faculdades, institutos, centros, departamentos, departamentos e cursos preparatórios, departamentos de pesquisa, metodológicos e educacionais, laboratórios, escritórios de design, oficinas educacionais e de produção, clínicas, fazendas educacionais e experimentais , campos de treinamento, bases de prática educacional, centros educacionais e de demonstração, teatros educacionais, salas de exposição, arenas de circo educacionais, estúdios educacionais de dança e ópera, salas de concertos educacionais, oficinas artísticas e criativas, bibliotecas, museus, clubes esportivos, clubes esportivos estudantis, escola clubes desportivos, dormitórios, internatos, serviços psicológicos e sociopedagógicos que proporcionam adaptação e reabilitação social a alunos carenciados. Com exceção das sucursais e escritórios de representação, outras divisões estruturais podem ser consideradas distintas precisamente com base nas funções que desempenham. Esta lista é aberta e a legislação em vigor não estabelece quaisquer proibições de considerar outras “partes” de uma organização educativa como unidades estruturais.

Por exemplo, um jardim de infância vinculado a uma instituição de ensino geral pode ser considerado uma unidade estrutural desta instituição, cujas atividades diferem no nível do programa de ensino geral implementado. Neste caso, a localização territorial dos grupos de crianças do antigo jardim de infância não tem importância fundamental (se não for uma sucursal). E vice-versa, se uma escola primária vinculada a uma instituição de ensino geral simplesmente ampliou o contingente existente de turmas do ensino fundamental, então não é razoável considerá-la uma unidade estrutural.

Assim, a mera localização de uma organização educativa e das suas partes em diferentes edifícios com diferentes endereços legais ainda não é fundamento suficiente para considerar essas partes como divisões estruturais, uma vez que não existe isolamento funcional destas partes.

Um importante aspecto jurídico da estruturação de organizações educacionais está presente no registro das relações de trabalho com os empregados: se uma unidade estrutural foi especificada no contrato de trabalho no momento da contratação, então uma mudança permanente ou mesmo temporária na unidade estrutural é considerada uma transferência para outro emprego, exigindo o consentimento do funcionário (artigo 72.1 do Código do Trabalho da Federação Russa).

A criação e o funcionamento das divisões estruturais de uma organização educacional são regulados por regulamentos locais (partes 2, 4, artigo 27 da Lei Federal nº 273-FZ).

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO DA FEDERAÇÃO RUSSA

INSTITUTO TECNOLÓGICO KEMEROVSK

INDÚSTRIA ALIMENTÍCIA

Teste

Gerenciamento

Realizado:

gr. CE nz –

Complexo metodológico na disciplina “Gestão” para alunos do corpo docente por correspondência da especialidade 060800 “Economia e gestão nas empresas”

Ano de publicação: 2002

Opção 5

5. Principais divisões estruturais da organização

Subdivisão estruturalé um órgão de gestão oficialmente designado para uma determinada área de atividade da organização (produção, serviço, etc.) com tarefas, funções e responsabilidades independentes pela sua implementação. Uma divisão pode ser separada (filial, escritório de representação) ou não ter todas as características de uma organização (interna).

Existem vários tipos de estruturas empresariais:

Organizacional

Produção

As unidades de produção que gerem a empresa e servem os seus empregados, o número dessas divisões, a sua dimensão e a relação entre elas em termos de dimensão do espaço ocupado, número de empregados e outras características, representam a estrutura geral da empresa.

A totalidade das inter-relações e relações entre as divisões das empresas que surgem no processo de gestão, incluindo a relação entre os direitos e responsabilidades dos colaboradores pelo desempenho de tipos específicos de atividades no processo de gestão, representa a estrutura organizacional da empresa. Por sua vez, possui cinco tipos:

1. Estrutura linear - à frente da organização e de cada divisão está um gestor, dotado de todos os poderes e concentrando em suas mãos todas as funções de gestão. As suas decisões, transmitidas de cima para baixo, são vinculativas para todos os níveis inferiores. Com base nisso, é criada uma hierarquia de gestores de um determinado sistema de gestão (por exemplo, o diretor da organização, o chefe da oficina, o capataz). As vantagens desta estrutura de gestão são a unidade e a clareza das ordens; aumento da responsabilidade do gestor pelos resultados das atividades do departamento chefiado; eficiência na tomada de decisões; recebimento pelos executores de ordens mutuamente acordadas. As desvantagens são as altas exigências para o gestor, que deve ter amplo conhecimento e experiência em todas as funções e atividades de gestão do empreendimento. Essa estrutura geralmente é utilizada em organizações de pequeno e médio porte.

2. Estrutura funcional - estrutura em que os impactos de gestão são divididos em lineares e funcionais, sendo cada um desses impactos de execução obrigatória. Os líderes não interferem nos assuntos uns dos outros. O gerente geral apenas coordena as ações dos chefes de departamento e desempenha uma lista limitada de suas funções. As vantagens desta estrutura: atrair para a gestão especialistas competentes numa determinada área; eficiência na resolução de situações atípicas; rápido crescimento no profissionalismo dos gestores. Desvantagens: violação do princípio da unidade de comando; despersonalização da responsabilidade; dificuldade em coordenar as atividades dos departamentos.

3. Estrutura linear-funcional - inclui organizações lineares e funcionais, o que cria dupla subordinação dos executores. As vantagens são a alta competência dos especialistas responsáveis ​​por funções específicas. As desvantagens incluem a falta de unidade de ação; a incapacidade de manter relações consistentes entre serviços funcionais; processo de tomada de decisão demorado; reduzindo a responsabilidade dos executores pelo trabalho, uma vez que cada um deles recebe instruções de vários gestores.

4. Estrutura divisional - baseia-se no resultado final. Esta estrutura combina a centralização de um conjunto de funções ao mais alto nível e a descentralização das atividades das unidades produtivas. Com esta estrutura, a organização pode gerir racionalmente diferentes atividades em diferentes mercados. Os chefes dos departamentos de produção, dependendo dos produtos que fabricam, dos serviços que prestam e do território que lhes é atribuído, coordenam as atividades não só por “nível”, mas também “por função”. Como resultado, o processo de tomada de decisão é acelerado e a qualidade da implementação melhora. Carreiras interdepartamentais também são difíceis em organizações divisionais.

Variedades de estrutura divisional são estruturas regionais, de produtos e de consumidores, segundo as quais a organização é dividida em elementos e blocos por tipos de bens ou serviços, grupos de clientes ou regiões geográficas.

5. A estrutura matricial é um tipo moderno e eficaz de estrutura de gestão organizacional, que é criada pela combinação de duas estruturas: linear e orientada por programa. Com essa estrutura, o gerente de projetos trabalha com especialistas que também se reportam aos gerentes de linha. Determina o que deve ser feito e quando para um programa específico. O gerente direto decide quem fará este ou aquele trabalho e como. As vantagens do sistema matricial são: ativação das atividades dos gestores por meio da formação de unidades programáticas que interagem com unidades funcionais; envolver gestores de todos os níveis e especialistas em atividades criativas ativas para melhorar a produção; reduzindo a carga sobre os gestores de nível superior como resultado da transferência de poderes de tomada de decisão para o nível médio. Ao mesmo tempo, a coordenação e o controlo sobre a implementação das principais decisões são mantidos ao mais alto nível.

Com estruturas matriciais é possível realizar frequentemente reestruturações associadas à introdução de novos processos tecnológicos e equipamentos mais produtivos.

Ao mudar para estruturas matriciais, o maior efeito econômico é alcançado em grandes organizações que produzem produtos complexos.

As estruturas matriciais são caracterizadas por um maior nível de conflito.

6. Estrutura combinada - um conjunto de estruturas de gestão lineares, funcionais, linear-funcionais e outras, determinadas pelas peculiaridades do trabalho das divisões dentro de uma organização. Ao fazê-lo, a organização assume a forma que melhor se adapta à situação específica. Assim, em um departamento da empresa pode ser utilizada uma estrutura de produto, em outro - funcional, e em um terceiro - uma estrutura matricial. Via de regra, o nível mais alto de gestão é construído de acordo com uma estrutura linear-funcional, o nível médio pode ter uma variedade de estruturas de gestão. O nível inferior de gestão é geralmente construído sobre uma estrutura de gestão linear. Ao mesmo tempo, a flexibilidade das estruturas de gestão de uma organização é avaliada apenas pelo nível médio de gestão. As estruturas dos níveis mais altos e mais baixos de gestão da organização devem ser mais conservadoras às mudanças.

Nesta organização, a alta administração da corporação é responsável pelo planejamento de longo prazo, desenvolvimento de políticas estratégicas e coordenação e controle das atividades em toda a organização. As divisões, que normalmente são unidades económicas independentes, tomam decisões operacionais. Eles se reportam à controladora principalmente em questões financeiras.

Tipos de unidades estruturais

Ao atribuir um nome a uma unidade estrutural, em primeiro lugar, é necessário decidir que tipo de unidade está sendo criada. O mais comum é estruturar a organização nas seguintes divisões: 1) controle. São divisões formadas de acordo com as características setoriais e funcionais, e garantem a execução de determinadas áreas de atuação da organização e administram a organização. Geralmente são criados em grandes empresas, governos estaduais e locais e combinam unidades funcionais menores (por exemplo, departamentos, divisões); 2) filiais. Tratamento e prevenção, instituições e organizações médicas são geralmente estruturadas em departamentos. Geralmente são divisões industriais ou funcionais, bem como departamentos que combinam divisões funcionais menores. Os órgãos governamentais também estão estruturados em sucursais (por exemplo, são criadas sucursais em departamentos aduaneiros regionais). Quanto aos bancos e outras instituições de crédito, em regra, as suas sucursais são criadas numa base territorial e são unidades estruturais distintas registadas como sucursais; 3) departamentos. Representam também divisões estruturadas em linhas setoriais e funcionais, que, tal como os departamentos, asseguram a implementação de áreas individuais de atividade da organização. Normalmente, essas unidades são criadas em autoridades estaduais e governos locais; eles combinam unidades estruturais menores (na maioria das vezes departamentos). Também são criados departamentos em escritórios de representação de empresas estrangeiras e em empresas cuja gestão é organizada segundo modelos ocidentais; 4) departamentos. Entendem-se por departamentos as unidades estruturais funcionais responsáveis ​​por uma determinada área de atividade da organização ou pelo apoio organizacional e técnico à implementação de uma ou mais áreas de atividade da organização; 5) serviços. “Serviço” geralmente se refere a um grupo de unidades estruturais funcionalmente unidas que possuem metas, objetivos e funções relacionadas. Neste caso, a gestão ou liderança deste grupo é realizada centralmente por um funcionário. Por exemplo, o serviço do vice-diretor de pessoal pode combinar o departamento de recursos humanos, o departamento de desenvolvimento de pessoal, o departamento de organização e remuneração e outras unidades estruturais que desempenhem funções relacionadas com a gestão de pessoal. É chefiado pelo Diretor Adjunto de Pessoal e foi criado para implementar uma política de pessoal unificada na organização. O serviço também pode ser criado como uma unidade estrutural autónoma, formada numa base funcional e destinada a apoiar as atividades de todas as unidades estruturais da organização no âmbito da implementação de uma direção. Assim, o serviço de segurança é uma unidade estrutural que garante a segurança física, técnica e da informação de todas as unidades estruturais da organização. O serviço de proteção do trabalho também é muitas vezes criado como uma unidade estrutural independente e para a implementação de uma tarefa muito específica - coordenar as atividades de proteção do trabalho em todas as divisões estruturais da organização; 6) agência. Esta unidade estrutural é criada como parte de uma unidade maior (por exemplo, um departamento) ou como uma unidade independente. Como unidade estrutural independente, o bureau é criado para conduzir as atividades executivas e atender as atividades das demais divisões estruturais da organização. Basicamente, “bureau” refere-se tradicionalmente a unidades estruturais associadas ao “papel” (do francês bureau - desk) e ao trabalho de referência. Além do acima exposto, as unidades de produção são criadas como divisões estruturais independentes (por exemplo, oficinas) ou unidades que atendem à produção (por exemplo, oficinas, laboratórios). A justificativa para a criação de uma ou outra unidade estrutural independente, via de regra, está ligada às tradições da organização (reconhecidas ou informais), aos métodos e objetivos de gestão. A escolha do tipo de unidade é indiretamente influenciada pelo número de funcionários. Assim, por exemplo, em organizações com um número médio de funcionários superior a 700 pessoas, são criados gabinetes de segurança no trabalho com um quadro de 3 a 5 funcionários (incluindo o patrão). Se o quadro de pessoal de uma unidade estrutural responsável por garantir a segurança do trabalho incluir 6 unidades, é denominado departamento de proteção do trabalho. Se olharmos para a estrutura organizacional dos órgãos executivos federais, podemos encontrar a seguinte relação: o nível de pessoal de um departamento é de pelo menos 15 a 20 unidades, um departamento dentro de um departamento tem pelo menos 5 unidades, um departamento independente é de pelo menos 10 unidades. As regras e princípios de estruturação de uma organização comercial, os padrões de pessoal de uma determinada unidade são determinados pela sua gestão de forma independente. No entanto, deve-se ter em mente que a fragmentação da estrutura organizacional em unidades independentes compostas por 2-3 unidades, cujos gestores não têm o direito de tomar decisões de gestão, leva a uma “indefinição” de responsabilidade e perda de controle sobre as atividades de todas as unidades estruturais. Conforme já observado, as unidades independentes, por sua vez, podem ser divididas em unidades estruturais menores. Esses incluem:

a) setores. Os setores (do latim seco - cortar, dividir) são criados como resultado da divisão temporária ou permanente de uma unidade estrutural maior. A estruturação temporária ocorre quando dois ou mais especialistas são alocados em um departamento para resolver uma tarefa específica ou realizar um projeto específico, chefiados por um chefe ou especialista líder; Após completar a tarefa atribuída, o setor é dissolvido. As principais funções do setor permanente são a implementação de uma determinada área de atuação da unidade principal ou a solução de um determinado conjunto de questões. Por exemplo, no departamento financeiro, podem ser criados como permanentes um setor de financiamento de despesas operacionais, um setor de metodologia e tributação, um setor de financiamento de investimentos e empréstimos e um setor de títulos e agências de análise; pode ser criado um setor temporário para a implementação de um projeto de investimento específico; b) parcelas. Estas unidades estruturais são criadas segundo o mesmo princípio dos setores permanentes. Geralmente eles são estritamente limitados por “zonas” de responsabilidade – cada seção é responsável por uma área específica de trabalho. Normalmente, a divisão de uma unidade estrutural em seções é condicional e não está fixada no quadro de pessoal (ou na estrutura da organização); c) grupos. Os grupos são unidades estruturais criadas de acordo com os mesmos princípios dos setores e seções - reúnem especialistas para realizar uma tarefa específica ou implementar um projeto específico. Na maioria das vezes, os grupos são de natureza temporária e sua criação não se reflete na estrutura geral da organização. Normalmente, um grupo atua isoladamente de outros especialistas da unidade estrutural dentro da qual foi criado. O nome específico da divisão indica a atividade principal da unidade estrutural alocada. Existem várias abordagens para estabelecer os nomes dos departamentos. Em primeiro lugar, são nomes que contêm a indicação do tipo de unidade e da sua principal especialização funcional, por exemplo: “departamento financeiro”, “gestão económica”, “departamento de diagnóstico radiográfico”. O nome pode derivar dos títulos dos cargos dos principais especialistas que chefiam essas divisões ou supervisionam as atividades dessas divisões, por exemplo, “serviço do engenheiro-chefe”, “departamento do tecnólogo-chefe”. O nome não pode conter indicação do tipo de unidade. Por exemplo, “escritório”, “contabilidade”, “arquivo”, “armazém”. As divisões de produção são geralmente nomeadas de acordo com o tipo de produto produzido ou a natureza da produção. Neste caso, a designação do tipo de divisão é acompanhada do nome do produto produzido (por exemplo, “loja de salsichas”, “fundição”) ou da operação de produção principal (por exemplo, “loja de montagem de carroçarias”, “oficina de reparação e restauro”).

Boa tarde É criada uma divisão ou departamento numa sucursal de uma empresa estrangeira, sendo introduzidos novos cargos para o efeito. É criado um grupo para solucionar os problemas deste departamento e para isso são contratados funcionários para novos cargos. Quais documentos precisam ser elaborados, onde se cadastrar, em qual documento que está sendo criada determinada divisão na filial, vocês possuem formulários para tais documentos? Obrigado!

Responder

A estrutura da organização é estabelecida com base no volume e conteúdo das tarefas resolvidas pela organização, no foco e intensidade dos fluxos de informação e documentação que se desenvolvem na organização e tendo em conta as suas capacidades organizacionais e materiais.

Como regra geral, os empregadores são livres para determinar a estrutura organizacional da organização (nomes dos departamentos, sua composição e hierarquia), o pessoal por cargos e profissões e o número de funcionários que desempenham uma determinada função. Consequentemente, os departamentos podem receber qualquer nome estabelecido pelas regulamentações locais. Nesta matéria, deve-se guiar-se pelo princípio da razoabilidade e da oportunidade. O nome de um departamento específico deve ser selecionado com base nas especificidades das atividades da organização e nas tarefas que o departamento enfrenta.

O procedimento de registo de uma nova unidade estrutural depende em grande medida do sistema de regulamentos locais em vigor na sua organização, de outros documentos internos e de práticas estabelecidas, que também podem estar refletidos nos regulamentos para a criação de unidades estruturais internas. A decisão de criação de uma nova unidade estrutural é normalmente formalizada por despacho. O conteúdo do pedido depende em grande parte de quais documentos devem ser alterados ao criar uma nova unidade estrutural.

Assim, você precisa de:

1. Emitir uma ordem para criar uma nova unidade estrutural(veja exemplo abaixo).

2. Faça alterações na estrutura organizacional.

Em muitas organizações, a estrutura organizacional é aprovada como um dos documentos internos. Via de regra, é elaborado em forma de diagrama, que permite visualizar as relações e interações dos departamentos e dos funcionários individuais que não fazem parte de nenhum dos departamentos, principais gestores. A criação de uma nova unidade estrutural, neste caso, exige alterações na estrutura organizacional atual. A forma como as mudanças são feitas depende de como a estrutura organizacional foi estabelecida. Ou seja, a estrutura organizacional pode ser declarada:

O único órgão executivo - o chefe da organização (ou seja, o carimbo “Aprovo” na estrutura organizacional);

Um documento especialmente emitido (ou seja, uma ordem que aprova a estrutura organizacional).

As alterações na estrutura organizacional são feitas de forma semelhante.

3. Faça alterações na tabela de pessoal.

A criação de uma nova unidade estrutural pressupõe a existência da sua estrutura interna. Consequentemente, a criação de uma nova unidade estrutural implicará o posterior recrutamento de pessoal, para o qual é necessária a alteração do quadro de pessoal.

Você pode fazer alterações de duas maneiras:

• emitir uma ordem para alterar o quadro de pessoal (ver exemplo abaixo);
• elaborar o quadro de pessoal em nova edição e aprová-lo com a devida ordem (ver exemplo abaixo).

A escolha de uma ou outra opção é da competência do empregador. O procedimento para fazer alterações é apresentado a seguir no texto.

4. Desenvolver regulamentos sobre a unidade estrutural.

O lugar da unidade estrutural recém-criada na organização como um todo, as tarefas que a gestão atribui a uma unidade específica, bem como as funções que são exigidas da unidade, a natureza da sua interação com outras unidades estruturais e outras questões relacionadas ao seu funcionamento são tradicionalmente refletidos nos regulamentos sobre unidade estrutural. Não é obrigatório pela legislação atual. No entanto, é difícil superestimar seu papel.

O regulamento sobre uma unidade estrutural é um ato regulamentar local que determina o estatuto de uma unidade estrutural e o seu lugar na organização. É aconselhável que os projetos de regulamento sejam elaborados pelo chefe de uma unidade estrutural superior ou pelo funcionário sob cuja subordinação esta unidade estará. Desta forma, será possível registar claramente as expectativas da gestão quanto à sua introdução na estrutura organizacional.

5. Desenvolver e aprovar descrições de cargos para funcionários da unidade estrutural

O desenvolvimento e aprovação das descrições de cargos dos funcionários da unidade estrutural criada são realizados de forma semelhante ao desenvolvimento de um projeto e aprovação do regulamento da unidade estrutural. Deve-se notar que o Código do Trabalho da Federação Russa não obriga o empregador a ter descrições de cargos para os funcionários. No entanto, o seu desenvolvimento, aprovação na forma prescrita e familiarização dos trabalhadores com os mesmos é do interesse do empregador. Afinal, as instruções permitem minimizar inicialmente possíveis conflitos entre empregados e empregadores relacionados ao fato de o ponto de vista do gestor na determinação das funções de um subordinado poder “divergir” do ponto de vista do empregador. Além disso, a descrição do cargo disciplina tanto o funcionário quanto seu gestor.

Após a implementação consistente das ações acima, pode-se começar a formalizar a contratação de pessoal na unidade estrutural criada.

Exemplo de pedido para a criação de uma nova unidade estrutural

PEDIDO Nº 2

SOBRE A CRIAÇÃO DO DEPARTAMENTO DE IMPLANTAÇÃO DE NOVAS TECNOLOGIAS

Moscou 01/02/2012

EU ORDENO:

1. Criar um departamento para introdução de novas tecnologias.

2. Nomear S.T. Minchenko como chefe do departamento de introdução de novas tecnologias.

3. O serviço de pessoal da Techstroyservice LLC prepara os seguintes documentos:

– fazer alterações na estrutura organizacional;

– fazer alterações na tabela de pessoal;

– desenvolver o Regulamento do departamento de introdução de novas tecnologias em conjunto com Minchenko S.T.;

– desenvolver e aprovar descrições de cargos para funcionários do departamento de introdução de novas tecnologias em conjunto com S.T.

4. O serviço jurídico da Tekhstroyservis LLC deve garantir a conformidade do Regulamento do departamento para a introdução de novas tecnologias e das descrições de cargos dos funcionários do departamento criado com os requisitos da legislação russa. Responsável - Zimko U.Yu.

5. O chefe do departamento de proteção do trabalho assegura que as descrições de funções dos colaboradores do departamento de introdução de novas tecnologias cumprem os requisitos de proteção do trabalho. Responsável - Shurochkina A.Ya.

Diretor Geral Gnedykh A.R. Gnedikh

Lemos a ordem.

Uma cópia foi recebida para armazenamento e uso no local de trabalho.

Cargo	Sobrenome, iniciais
Inspetor de Departamento pessoal	Kryukov R.A.
chefe de departamento introdução de novos tecnologias	Minchenko S.T.	Minchenko
Diretor Jurídico Serviços	Zimko U.Yu.
Chefe de departamento protecção laboral	Shurochkina A.Ya.	Shurochkina
secretário	Voronina O.L.	Voronina

Detalhes nos materiais do sistema:

1. Resposta: Como criar um cronograma de pessoal

Atribuição de quadro de pessoal

Responsabilidade de elaborar cronograma de pessoal

O Código do Trabalho da Federação Russa não diz que toda organização deve ter um quadro de pessoal. No entanto, não existem documentos que abolem a prática da sua elaboração. Ao mesmo tempo, existem argumentos convincentes a favor da concepção de um quadro de pessoal:

• o quadro de pessoal permite determinar o número de funcionários necessários à organização, a quantidade de dinheiro para sua manutenção e a própria estrutura da organização;
• O quadro de pessoal pode confirmar a validade da aplicação de benefícios fiscais e da imputação de despesas ao custo dos produtos (obras, serviços, despesas).

Desde 1º de janeiro de 2013, devido à adoção, o uso de formulários unificados não é obrigatório para a maioria das organizações. A exceção é. Eles ainda devem usar formulários unificados em seu trabalho sem falhas.

Todas as outras organizações, na elaboração de documentos organizacionais e administrativos, têm o direito de continuar a utilizar formulários unificados e.

Tais conclusões decorrem da totalidade do disposto nos artigos da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ e são confirmadas.

Elaboração de cronograma de pessoal

A tabela de pessoal é um documento impessoal. Não indica funcionários específicos, mas sim o número de cargos na organização e os salários deles. Os funcionários são nomeados para cargos por ordem do gestor após aprovação do cronograma.

Mudança de pessoal

As alterações no quadro de pessoal podem ser feitas a qualquer momento quando houver necessidade, desde que o empregador determine a frequência e a frequência das alterações no quadro de pessoal de forma independente (). Além de renomear cargos, estabelecer salário diferenciado, etc., a legislação trabalhista possui procedimentos distintos que também podem levar à transformação do quadro de pessoal. Por exemplo, (), mudanças organizacionais ou tecnológicas (), etc.

A renomeação do cargo de um trabalhador e a alteração do valor do seu salário no quadro de pessoal implica uma alteração dos termos essenciais do contrato de trabalho. Isso significa que antes de fazer alterações no quadro de pessoal, é necessário emitir uma ordem ou funcionário e, em seguida, celebrar com ele um acordo adicional ao contrato de trabalho. No caso de renomeação de cargo, o empregador deverá fazer o lançamento correspondente na carteira de trabalho do empregado (Normas Aprovadas).

Se o cargo ou salário for alterado por iniciativa da administração por motivos organizacionais ou tecnológicos, o procedimento será um pouco diferente. É necessário avisar o funcionário sobre as próximas mudanças com dois meses de antecedência. Se o funcionário não concordar em trabalhar nas condições alteradas, envie-lhe uma oferta por escrito de outro emprego que corresponda às suas qualificações e estado de saúde. Se não houver tal emprego, ofereça um cargo vago de nível inferior ou um emprego com remuneração inferior. Se o funcionário recusar todas as ofertas ou você não tiver um emprego adequado, formalize sua demissão nos termos da Parte 1 do Artigo 77 do Código do Trabalho da Federação Russa (recusa de continuar trabalhando devido a uma alteração nos termos do contrato de trabalho determinado por as festas).

Este procedimento está previsto no Código do Trabalho da Federação Russa.

Ao final do procedimento, faça as alterações cabíveis no quadro de pessoal aprovado na organização (instruções aprovadas). Você pode fazer alterações de duas maneiras:

• publicar;
• elaborar uma nova edição e aprová-la adequadamente.

A obrigação de compilação é estabelecida apenas para órgãos governamentais (). Uma organização que não seja órgão governamental não pode ser multada por falta de instrução ().

No entanto, existem fortes argumentos a favor da criação de uma descrição de cargo. A sua presença permitirá à organização:

• justificar;
• distribuir responsabilidades uniformemente entre cargos semelhantes;
• comprovar em juízo a legalidade da aplicação de sanção disciplinar a funcionário;
• conduzir corretamente a certificação de pessoal, etc.

O procedimento de elaboração da descrição do cargo não é regulamentado por lei, pelo que o empregador decide de forma independente a forma como a elabora. Na prática, uma descrição de cargo pode ser formatada como ou como . Explicações semelhantes estão contidas em.

Seções de descrição do trabalho

Independentemente do formato, a descrição do trabalho geralmente consiste nas seguintes seções:

Na seção “Disposições Gerais”, indicar:

• cargo em estrita conformidade com;
• requisitos para o funcionário;
• subordinação direta (por exemplo, um contador reporta-se diretamente ao contador-chefe);
• procedimento de nomeação e demissão;
• presença e composição de subordinados;
• procedimento de substituição (quem substitui o empregado durante sua ausência e quem ele pode substituir);
• lista de documentos que o funcionário deve seguir em suas atividades.

Na seção “Responsabilidades do Trabalho”, liste todas as responsabilidades atribuídas ao empregado de acordo com a prática de distribuição das funções trabalhistas que se desenvolveu na unidade estrutural. Ao compilar uma seção, você pode usar , aprovado e , aprovado . Eles fornecem uma lista aproximada de responsabilidades de vários cargos.

Na seção “Direitos”, escreva uma lista de direitos que um funcionário tem dentro de sua competência no exercício de suas funções oficiais.

Na seção “Responsabilidade” é habitual especificar os tipos de responsabilidades atribuídas de acordo com a lei, dependendo das responsabilidades profissionais do funcionário.

Se a descrição do cargo for elaborada como um documento independente, aprove-a pelo chefe da organização e apresente-a aos funcionários contratados para o cargo correspondente, assinado por (, Código do Trabalho da Federação Russa).

Nina Kovyazina
Vice-Diretor do Departamento de Educação e Recursos Humanos do Ministério da Saúde da Rússia

O mais comum é estruturar a organização nas seguintes divisões:

1) gestão. São divisões formadas de acordo com as características setoriais e funcionais, e garantem a execução de determinadas áreas de atuação da organização e administram a organização. Geralmente são criados em grandes empresas, governos estaduais e locais e combinam unidades funcionais menores (por exemplo, departamentos, divisões);

2) departamentos. Tratamento e prevenção, instituições e organizações médicas são geralmente estruturadas em departamentos. Isso geralmente é
divisões setoriais ou funcionais, bem como departamentos que combinam divisões funcionais menores.

Os órgãos governamentais também estão estruturados em sucursais (por exemplo, são criadas sucursais em departamentos aduaneiros regionais). Quanto aos bancos e outras instituições de crédito, em regra, as suas sucursais são criadas numa base territorial e são unidades estruturais distintas registadas como sucursais;

3) departamentos. Representam também divisões estruturadas em linhas setoriais e funcionais, que, tal como os departamentos, asseguram a implementação de áreas individuais de atividade da organização. Normalmente, essas unidades são criadas em autoridades estaduais e governos locais; eles combinam unidades estruturais menores (na maioria das vezes departamentos). Também são criados departamentos em escritórios de representação de empresas estrangeiras e em empresas cuja gestão é organizada segundo modelos ocidentais;

4) departamentos. Entendem-se por departamentos as unidades estruturais funcionais responsáveis ​​por uma determinada área de atividade da organização ou pelo apoio organizacional e técnico à implementação de uma ou mais áreas de atividade da organização;

5) serviços. “Serviço” geralmente se refere a um grupo de unidades estruturais funcionalmente unidas que possuem metas, objetivos e funções relacionadas. Neste caso, a gestão ou liderança deste grupo é realizada centralmente por um funcionário. Por exemplo, o serviço do vice-diretor de pessoal pode combinar o departamento de recursos humanos, o departamento de desenvolvimento de pessoal, o departamento de organização e remuneração e outras unidades estruturais que desempenhem funções relacionadas com a gestão de pessoal. É chefiado pelo Diretor Adjunto de Pessoal e foi criado para implementar uma política de pessoal unificada na organização.

O serviço também pode ser criado como uma unidade estrutural separada, formada de forma funcional e destinada a
assegurar as atividades de todas as divisões estruturais da organização no âmbito da implementação de uma direção. Assim, o serviço de segurança é uma unidade estrutural que garante a segurança física, técnica e da informação de todas as unidades estruturais da organização. O serviço de proteção do trabalho também é muitas vezes criado como uma unidade estrutural independente e para a implementação de uma tarefa muito específica - coordenar as atividades de proteção do trabalho em todas as divisões estruturais da organização;

6) agência. Esta unidade estrutural é criada como parte de uma unidade maior (por exemplo, um departamento) ou como uma unidade independente. Como unidade estrutural independente, o bureau é criado para conduzir as atividades executivas e atender as atividades das demais divisões estruturais da organização. Basicamente, “bureau” refere-se tradicionalmente a unidades estruturais associadas ao “papel” (do francês bureau - desk) e ao trabalho de referência.

Além do acima exposto, unidades de produção (por exemplo, oficinas) ou unidades de serviço à produção (por exemplo, oficinas, laboratórios) são criadas como unidades estruturais independentes.

A justificativa para a criação de uma ou outra unidade estrutural independente, via de regra, está ligada às tradições da organização (reconhecidas ou informais), aos métodos e objetivos de gestão. A escolha do tipo de unidade é indiretamente influenciada pelo número de funcionários. Assim, por exemplo, em organizações com um número médio de funcionários superior a 700 pessoas, são criados gabinetes de proteção ao trabalho com o número regular de funcionários
3-5 unidades (incluindo o chefe). Se o quadro de pessoal de uma unidade estrutural responsável por garantir a segurança do trabalho incluir 6 unidades, é denominado departamento de proteção do trabalho.

Se olharmos para a estrutura organizacional dos órgãos executivos federais, podemos encontrar a seguinte relação: o nível de pessoal de um departamento é de pelo menos 15 a 20 unidades, um departamento dentro de um departamento tem pelo menos 5 unidades, um departamento independente é de pelo menos 10 unidades.

As regras e princípios de estruturação de uma organização comercial, os padrões de pessoal de uma determinada unidade são determinados pela sua gestão de forma independente. No entanto, deve-se ter em conta que a fragmentação da estrutura organizacional em divisões independentes compostas por 2-3 unidades, cujos gestores não têm o direito de tomar decisões de gestão, conduz a uma “confusão” de responsabilidade e à perda de controle sobre as atividades de todas as unidades estruturais.

As unidades independentes também podem ser divididas em unidades estruturais menores. Esses incluem:

a) setores.Os setores (do latim seco - cortar, dividir) são criados como resultado da divisão temporária ou permanente de uma unidade estrutural maior. A estruturação temporária ocorre quando dois ou mais especialistas são alocados em um departamento para resolver uma tarefa específica ou realizar um projeto específico, chefiados por um chefe ou especialista líder; Após completar a tarefa atribuída, o setor é dissolvido. As principais funções do setor permanente são a implementação de uma determinada área de atuação da unidade principal ou a solução de um determinado conjunto de questões. Por exemplo, no departamento financeiro, podem ser criados como permanentes um setor de financiamento de despesas operacionais, um setor de metodologia e tributação, um setor de financiamento de investimentos e empréstimos e um setor de títulos e agências de análise; pode ser criado um setor temporário para a implementação de um projeto de investimento específico;

b) parcelas. Estas unidades estruturais são criadas segundo o mesmo princípio dos setores permanentes. Geralmente eles são estritamente limitados por “zonas” de responsabilidade – cada seção é responsável por uma área específica de trabalho. Normalmente, a divisão de uma unidade estrutural em seções é condicional e não está fixada no quadro de pessoal (ou na estrutura da organização);

c) grupos. Os grupos são unidades estruturais criadas de acordo com os mesmos princípios dos setores e seções - reúnem especialistas para realizar uma tarefa específica ou implementar um projeto específico. Na maioria das vezes, os grupos são de natureza temporária e sua criação não se reflete na estrutura geral da organização. Normalmente, um grupo atua isoladamente de outros especialistas da unidade estrutural dentro da qual foi criado.

O nome específico da divisão indica a atividade principal da unidade estrutural alocada. Existem várias abordagens para estabelecer os nomes dos departamentos.

Em primeiro lugar, são nomes que contêm a indicação do tipo de departamento e da sua principal especialização funcional, por exemplo: “departamento financeiro”, “gestão económica”, etc. principais especialistas que chefiam esses departamentos ou supervisionam as atividades desses departamentos, por exemplo, “serviço de engenharia-chefe”, “departamento de tecnólogo-chefe”.

O nome não pode conter indicação do tipo de unidade. Por exemplo, “escritório”, “contabilidade”, “arquivo”, “armazém”.

As divisões de produção são geralmente nomeadas de acordo com o tipo de produto produzido ou a natureza da produção. Neste caso, a designação do tipo de divisão é acompanhada do nome do produto produzido (por exemplo, “loja de salsichas”, “fundição”) ou da operação de produção principal (por exemplo, “loja de montagem de carroçarias”, “oficina de reparação e restauro”).