Requisitos para um gerente de escritório. Gerente de escritório - quem é esse? Responsabilidades profissionais de um gerente de escritório O que um gerente de escritório deve saber

O gerente de escritório é um dos profissionais mais necessários ao trabalho de qualquer empresa moderna. Uma ampla gama de responsabilidades inclui as funções de um especialista organizacional e de supervisão. Combina simultaneamente até três representantes autorizados: secretário, gerente de suprimentos, administrador. As responsabilidades de um gerente de escritório envolvem principalmente grande responsabilidade e alta eficiência.

Requisitos para um especialista

A descrição do cargo do gerente de escritório inclui as instruções necessárias para a contratação e sua implementação no futuro. A primeira coisa que um candidato a esta posição deve ter é educação e habilidades profissionais adequadas. O funcionário deverá possuir diploma de conclusão de ensino médio especializado, superior incompleto ou superior.

As competências devem incluir conhecimentos sobre a estrutura do escritório e as características do seu funcionamento. O zoneamento de uma sala é um fator importante na funcionalidade. Se o gerente do escritório estiver familiarizado com os princípios de organização das atividades, não será difícil para ele controlar os cargos de trabalho individuais. O pessoal deve ser atribuído aos seus locais de acordo com as responsabilidades, para que outros trabalhos não sejam interrompidos. O gestor do escritório deve conhecer o escopo do trabalho e o grau de responsabilidade de cada especialista.

Responsabilidades do administrador do escritório

O gerente é obrigado a organizar uma produção ideal e confortável nas instalações do escritório. Além do zoneamento, o gestor precisa gerenciar os trabalhadores para que todas as funções de cada quadro sejam executadas de forma consistente. Os princípios básicos da atividade de escritório são estabelecidos pelo administrador de acordo com os seguintes pontos:

• Seleção e colocação de especialistas.
• Estratégia de planejamento e táticas no trabalho.
• Construindo a estrutura organizacional do escritório.

Para um estado de trabalho estável no escritório, é necessário garantir que cada pessoa tenha sucesso em suas atividades. Resultados laborais positivos são concretizados por métodos de motivação e gestão da sua estratégia. O desenvolvimento e implementação de abordagens progressivas para melhorar a qualidade e aumentar a produtividade são responsabilidades do gerente de escritório.

A comunicação empresarial em equipe de trabalho é baseada na moralidade e na ética profissional. O gerente de escritório é a pessoa que dá exemplo de educação e respeito aos funcionários.

Controle interno

Todas as decisões tomadas devem ser controladas pelo próprio administrador. O controle é realizado nas seguintes áreas profissionais:

• Introdução e aplicação da regulamentação laboral interna.
• Cumprimento de padrões de comunicação específicos da empresa.
• Controle sobre a cultura da fala na comunicação com clientes e parceiros de negócios.
• O código de vestimenta é um ponto importante no trabalho da empresa. Os colaboradores devem utilizar uniforme adequado, o qual é estabelecido pelas normas do ambiente de negócios e pelas exigências do estatuto da empresa.

Um gerente de escritório, cujas responsabilidades profissionais incluem gestão de pessoal e controle de atividades, deve desenvolver sua própria metodologia e estrutura organizacional para avaliar a qualidade do trabalho. Cada funcionário está sujeito a responsabilidade disciplinar em caso de violação das normas trabalhistas e da ética profissional. O próprio gestor assume essa responsabilidade. Um sistema de medidas para prevenir violações, formas de resolver conflitos com a administração e outros funcionários e métodos de incentivos morais são desenvolvidos pelo administrador.

Responsabilidades do zelador

As funções de gerente também podem ser desempenhadas por um gerente de escritório. Neste caso, ele precisa fornecer ao pessoal e às instalações os consumíveis necessários. Cada funcionário deve possuir crachá e cartões de visita para que sua identidade, nome, cargo e dados de contato possam ser sempre reconhecidos e tratados corretamente. A cara do especialista é a cara do escritório e da empresa.

O fornecimento de material de escritório é realizado regularmente e é da responsabilidade do responsável pelo escritório. Os planos de negócios são elaborados para o fornecimento de mercadorias, levando em consideração a quantidade de produtos fornecidos à empresa, o custo das compras no atacado e os sistemas de descontos. Os fornecimentos constantes de materiais de escritório, incluindo papel e consumíveis para equipamentos, são realizados com a celebração de transações com fornecedores e empresas de serviços com a participação direta do responsável do escritório. O recebimento de mercadorias é controlado por meio de documentação de pagamento e contábil. A emissão de papelaria e suprimentos ao pessoal é realizada com a nomeação de responsáveis ​​​​e a disponibilização de esquemas e procedimentos de distribuição de bens económicos.

Todos os equipamentos são controlados pelo gestor de abastecimento, neste caso o gestor do escritório. As responsabilidades do trabalho incluem monitorar o bom estado dos equipamentos técnicos e das comunicações. Em caso de avaria de aparelhos e máquinas, é chamada uma empresa de assistência ou reparador e verificado o resultado do seu trabalho. Esse controle também ocorre quando novos equipamentos são entregues no escritório.

O inventário dos equipamentos e consumíveis é efectuado pelo gestor do escritório, verificando periodicamente a disponibilidade e o estado técnico do imóvel empresarial com dados contabilísticos.

Sob a sua própria responsabilidade, o gestor dos apoios económicos gere os fundos atribuídos ao escritório para a aquisição de bens necessários à empresa e para a satisfação das necessidades técnicas das instalações. O zelador organiza a logística para eventos deliberativos, conferências e negociações.

Secretário e suas funções

Todos os processos-chave listados no trabalho do gerente e suas decisões devem ser oficialmente documentados e, portanto, as responsabilidades do gerente de escritório e do secretário em uma pessoa incluem suporte documental para atividades organizacionais. Cada documento, dependendo da sua finalidade, possui forma e estrutura próprias. Só então a decisão ou plano tomado terá base legal e implicará a implementação rigorosa de todos os pontos. É assim que a empresa atua de forma clara e coordenada.

Colaboração e integração

A secretária-gerente organiza a reunião e recepção dos convidados. Delegações e comissões, parceiros, clientes são visitantes importantes da empresa. A atividade da empresa e o seu desenvolvimento dependem diretamente delas. A comunicação ocorre em nível empresarial usando uma ética formal, sem mudar para conexões e interações pessoais - apenas trabalho. O gestor do escritório deve simbolizar cultura e respeito não apenas como representante sênior, mas também pela empresa como um todo. O recebimento e a transmissão dos dados de contato são realizados diretamente pela secretária. Para colaborar e resolver questões importantes de interação, os cartões de visita são trocados, analisados ​​e armazenados no departamento. A condução da correspondência comercial com parceiros e filiais é de responsabilidade do gerente do escritório. Realizam o envio eletrônico e por correio expresso do material necessário, recebendo e analisando informações e conduzindo correspondência comercial.

Gerente na estrutura de gestão

Na maioria dos casos, o gerente se reporta diretamente ao CEO e à alta administração da empresa. As responsabilidades e direitos são prescritos pelos superiores, que fiscalizam o seu cumprimento. As responsabilidades do gestor de escritório pelo currículo incluem um relatório sobre a organização intra-escritório realizada, o alcance dos resultados de produtividade e as dificuldades encontradas no trabalho e manutenção das atividades. Apresentam propostas de melhoria de condições, questões económicas e empresariais relativas à compra de equipamentos e materiais, pedidos de relocalização, promoção, despedimento de trabalhadores. Punições disciplinares e recompensas para especialistas ilustres são submetidas à consideração.

Instruções especializadas

A contratação de um novo gestor é acompanhada da preparação e aceitação de um conjunto de deveres, direitos e responsabilidades. As instruções do gerente de escritório incluem uma lista completa de todas as normas e regras de trabalho e organização acima descritas, incluindo também pessoas ou cargos subordinados ao administrador.

Escada de carreira

A carreira de um gestor é construída no desenvolvimento interno e no crescimento profissional, que consiste no aprimoramento de competências. Uma mudança na influência ocorre juntamente com um aumento ou diminuição da autoridade aos olhos dos subordinados e outros funcionários. A mobilidade vertical positiva de um cargo é determinada pelo sucesso no cumprimento dos objetivos definidos pela empresa, capacidade de iniciativa e comunicação, capacidade de inovação e métodos de trabalho eficazes.

Gerente de escritório é uma das profissões mais procuradas. Um especialista eficaz deve prestar muita atenção aos recursos humanos; este requisito está incluído nas responsabilidades de um gerente de escritório para um currículo. Pessoal devidamente selecionado e altamente qualificado, baseado em qualidades de liderança interna, terá um impacto positivo na dinâmica de desenvolvimento da empresa.

Gerente- é a pessoa que adquire material de escritório, mantém a documentação, monitora o estado dos equipamentos, garantindo o funcionamento contínuo do escritório. A profissão é indicada para quem tem interesse em trabalho e agricultura (ver escolha de profissão com base no interesse pelas disciplinas escolares).

Pequena descrição

Grande parte do trabalho recai sobre os ombros deste funcionário, por isso ele é o proprietário não oficial do escritório, exercendo também as funções de auxiliar e escriturário. Nos países da CEI, raramente é necessário que um especialista conheça línguas estrangeiras, mas em grandes corporações e empresas estrangeiras esse especialista pode ser obrigado a trabalhar como tradutor.

Características da profissão

Um especialista encontrará facilmente um emprego, porque as pessoas nesta profissão são procuradas tanto em pequenas como em grandes empresas. Este funcionário é responsável pelo bom funcionamento do escritório, realizando trabalhos pequenos, mas muito importantes. As responsabilidades do especialista incluem:

• aquisição de bens de apoio ao trabalho (material de escritório, produtos químicos domésticos, bebidas e outros);
• controle de limpeza no escritório;
• manutenção de planilhas de ponto;
• emissão de passes, preparação de reuniões de negócios;
• verificar o funcionamento dos equipamentos e chamar especialistas para atendê-los (reparo, substituição de componentes, etc.);
• controle dos recursos gastos nas necessidades do escritório;
• trabalho administrativo e econômico;
• recepção e registo de correspondência, sua distribuição;
• reunião com convidados;
• receber chamadas;
• organização de feriados, compra de presentes, armazenamento de dados de funcionários;
• trabalhar com documentos e outros.

A lista de responsabilidades depende do cargo e do nível da empresa em que o especialista atua. Em alguns casos, este trabalho pode envolver apenas o recebimento de ligações/correspondências; em outros casos, o colaborador desempenha todas as funções acima e pequenas solicitações do superior imediato.

Prós e contras da profissão

Prós:

1. Não há dificuldades com o emprego.
2. O trabalho de secretária é a melhor escolha para estudantes e graduados que desejam ganhar experiência e ingressar na carteira de trabalho.
3. Especialistas experientes nesta área recebem altos salários.
4. O trabalho é simples e bastante interessante.

Desvantagens:

1. Uma pessoa inexperiente receberá um salário mínimo.
2. Alta responsabilidade e muitas responsabilidades.
3. Os chefes e a equipe muitas vezes culpam a secretária por todos os problemas que acontecem durante o processo de trabalho.
4. Os gerentes podem sobrecarregar um funcionário com solicitações pessoais. Portanto, um especialista deve ter tempo para realizar os principais trabalhos e tarefas do chefe, o que nem sempre é fácil.

Qualidades pessoais

Os representantes desta profissão devem aliar tato e responsabilidade, pois são eles que coordenam o trabalho de todo o escritório. Os gerentes costumam exigir a aparência da assistente, por isso a moderação em tudo é importante: maquiagem feminina natural, penteado elegante, roupas, etc.

1. Habilidades de comunicação.
2. Excelente memória.
3. Boa vontade.
4. Pontualidade.
5. Alfabetização e capacidade de aprendizagem.
6. Capacidade de trabalhar em equipe.
7. Não-conflito.
8. As qualidades de um líder e de um organizador.
9. Bons conhecimentos de uma língua estrangeira.
10. Paciência.
11. Compreendendo a ética corporativa.

O representante desta profissão é uma pessoa que sabe trabalhar com pessoas, que se distingue pela educação e pela boa educação.

Treinamento de gerente de escritório

Essa profissão é escolhida tanto por estudantes quanto por profissionais experientes, devido ao grande número de vagas. Se um especialista quiser receber um salário maior, deverá fazer um curso de formação na especialidade “gerente de escritório” ou “gestão de escritório”.

Os requisitos mínimos para um especialista são:

• alfabetização impecável;
• capacidade de trabalhar em PC e com equipamento de escritório (impressora, fax, etc.);
• Experiência de trabalho é bem-vinda.

Os gestores dão preferência a especialistas que possuem isso e outros.

Neste curso você pode obter a profissão de gerente imobiliário em 3 meses e 10.000 rublos:
— Um dos preços mais acessíveis da Rússia;
— Diploma de reconversão profissional na forma estabelecida;
— Formação em formato totalmente a distância;
— Certificado de conformidade com padrões profissionais no valor de 10.000 rublos. Para um presente!
— A maior instituição de ensino de formação profissional complementar. educação na Rússia.

Local de trabalho

Um representante da profissão pode encontrar trabalho em qualquer região da Rússia simplesmente olhando os anúncios. Um especialista pode encontrar emprego em uma empresa, pequenas e grandes organizações que precisam registrar documentação, receber e enviar correspondência e receber convidados.

O especialista deve ter um bom conhecimento do trabalho que os colaboradores da empresa realizam. Se for um escritório de advocacia, o gerente do escritório deverá ter conhecimentos básicos de jurisprudência, etc.

Quanto ganha um gerente de escritório?

Salário em 05/06/2019

Rússia 20.000—60.000 ₽

Moscou 35.000—75.000 ₽

O salário deste especialista depende de seus conhecimentos, habilidades e da empresa em que atua. O trabalho de profissionais que concluíram cursos e conhecem uma língua estrangeira é remunerado de 2 a 3 vezes mais do que o trabalho de secretárias comuns.

Carreira

Os representantes da profissão em questão estão em constante aprendizagem e a aquisição de novos conhecimentos e experiências implica o crescimento na carreira. Um gerente de escritório pode conseguir o cargo de assistente pessoal do gerente, triplicar o cargo em uma grande empresa internacional, onde o salário é 100% maior do que em um escritório normal.

Conhecimento profissional

1. Conhecimento dos fundamentos do trabalho de escritório (recebimento/envio de cartas, elaboração de relatórios, recebimento e gravação de ligações, transferência de documentos para arquivo e muito mais).
2. Conhecimento de programas de computador, nomeadamente capacidade de trabalhar com Microsoft Word Online e Microsoft Office Excel.
3. Capacidade de trabalhar em 1C:Enterprise.
4. Capacidade de usar equipamentos de escritório (scanner, impressora, fax, copiadora e outros equipamentos).
5. Conhecimento de Inglês.

Vídeo: Gerente de escritório sobre seu trabalho

Na posição de “gerente de escritório”, a maioria dos empregadores vê um funcionário desempenhando uma gama bastante ampla de funções. O objetivo da introdução desta unidade no quadro de pessoal da Phoenix LLC é garantir o funcionamento ininterrupto do escritório.

Requisitos para a formação profissional de um gerente de escritório:

• 1. Experiência profissional nesta profissão (como gerente de escritório ou em cargo semelhante - subgerente, secretário, etc.) de seis meses a três anos (dependendo da situação do cargo a que o candidato se candidata neste caso) .
• 2. Ensino superior (preferencialmente no perfil da organização que anunciou o concurso para uma vaga, na área de gestão ou técnica).
• 3. Habilidades confiantes para trabalhar em um computador pessoal (PC), implicando não apenas a capacidade de usar com competência o software instalado, mas também de instalar software de forma independente, configuração e manutenção simples do PC, conexão de periféricos, etc.
• 4. Conhecimento de programas informáticos básicos (mínimo - sistema operativo Windows, MS Office, Internet Explorer).

Os requisitos especificados são mínimos.

Na lista apresentada, eles estão listados em ordem decrescente de importância. Na prática, isto significa que, ao decidir nomear um candidato para o cargo de gerente de escritório, o empregador presta atenção, em primeiro lugar, à sua experiência prática de trabalho, ao seu nível de escolaridade e ao grau de proficiência em língua estrangeira.

O empregador menciona os seguintes requisitos como adicionais às qualidades profissionais de um gerente de escritório:

• 1. O candidato tem experiência em trabalho administrativo e económico e/ou trabalho com pessoal.
• 2. Formação complementar (segundo ensino superior, bem como diversas formas de formação avançada, principalmente na área da gestão, etc.).
• 3. Nível avançado de proficiência em língua estrangeira, por exemplo, capacidade de realizar tradução escrita ou oral, capacidade de leitura independente de documentação técnica e literatura especializada em língua estrangeira, etc.
• 4. Capacidade de manusear equipamentos de escritório (copiadora, fax, scanner, mini-PBX, fontes de alimentação ininterrupta, carregadores), de preferência a capacidade de identificar e eliminar rapidamente pequenas falhas nos mesmos.
• 5. Conhecimento de tecnologias de informação (em particular, noções básicas de programação, HTML), capacidade de trabalhar com software de aplicação, bem como com sistemas de referência jurídica (LRS): “Garant”, “Consultor”, “Código”, etc. .

Quanto aos requisitos especiais impostos pelo empregador ao candidato ao cargo de gerente de escritório, o seu alcance é amplo. Ao mesmo tempo, a apresentação de tais requisitos ao profissionalismo do gestor de escritório parece completamente justificada, e a sua ausência pode, no mínimo, complicar significativamente o desempenho eficaz das suas funções oficiais para o recém-nomeado “proprietário de escritório”, e isto, por sua vez, tem um impacto extremamente negativo na organização do trabalho do aparelho de gestão empresarial como um todo.

Para se ter uma ideia objetiva da natureza dos requisitos especiais para a formação profissional de um gerente de escritório, eles são apresentados a seguir.

• 1. Compreensão das especificidades das atividades da organização, conhecimento da terminologia e vocabulário relevantes.
• 2. Conhecimento profissional de métodos de gestão em condições semelhantes às de uma organização (gestão prática - a partir de seis meses ou mais).
• 3. Conhecimento profissional de PCs e programas.

O empregador também impõe exigências bastante rigorosas às qualidades empresariais dos candidatos ao cargo de “gerente de escritório”. Como é o caso dos requisitos de conhecimentos e habilidades profissionais.

• 1) habilidades organizacionais, ou seja, capacidade de gerenciar funcionários subordinados;
• 2) aparência representativa (em outras variantes também apresentável, atraente);
• 3) comunicação empresarial, em particular a capacidade de emitir ordens de forma clara e inequívoca, bem como escrever e falar russo com competência e clareza;
• 4) etiqueta profissional, cumprimento das regras de comportamento organizacional (ou seja, subordinação) e cultura corporativa;
• 5) resistência ao estresse (tato, não conflito, boa vontade).

Além dessa lista, também é preciso falar sobre as “vantagens” de um office manager, como:

• 1) alto desempenho, inclusive em condições de crise causadas por razões objetivas e subjetivas;
• 2) pontualidade e, principalmente, posse de memória forte, bem como capacidade de auto-organização;
• 3) diligência combinada com razoável iniciativa e prudência nos planos e ações;
• 4) capacidade de trabalhar em equipe, permanecendo “o primeiro entre iguais”;
• 5) a capacidade de assumir responsabilidades, principalmente quando o chefe não está por perto e uma decisão deve ser tomada, e imediatamente.

• 1) determinação, capacidade de priorizar o trabalho;
• 2) capacidade de aprendizagem, bem como capacidade de treinar funcionários subordinados;
• 3) intuição profissional, capacidade de prever o desenvolvimento de uma situação;
• 4) persistência, que, no entanto, nada tem a ver com teimosia “de carneiro”;
• 5) otimismo (baseado no conhecimento real do ambiente do escritório).

No mercado de trabalho ucraniano, trabalhadores profissionais. As esferas “Pessoal administrativo” são procuradas sempre e em qualquer lugar. Os empregadores estão procurando ativamente gerentes de escritório, secretárias e administradores. Às vezes não é fácil navegar pela abundância de ofertas e determinar corretamente quais habilidades devem ser incluídas em seu currículo. Para responder às dúvidas mais urgentes dos candidatos, analisaremos os requisitos para candidatos ao cargo de gerente de escritório.

O que é um gerente de escritório?

Esta profissão é relativamente jovem. Ela “cresceu” a partir do cargo de administradora, adquirindo novas funcionalidades e funcionalidades específicas. Embora de muitas maneiras responsabilidades do gerente de escritório se sobrepõem aos indicados nas descrições de cargos de secretária, administrador e até mesmo gerente de pessoal, mas ainda existem muitas diferenças entre essas profissões.

A essência do trabalho do gerente de escritório é revelada no próprio título. A palavra "gerente" em inglês significa gerente. Na verdade, o gestor de escritório é o gestor de escritório, ocupa uma posição de liderança e as suas principais responsabilidades incluem a coordenação do trabalho de todos os serviços de apoio ao processo de trabalho. Ao contrário do gerente de escritório, o secretário e o administrador não são funcionários com autoridade. Freqüentemente, esses especialistas são subordinados do gerente do escritório. O cargo de gestor de RH também se enquadra na categoria de gestores. Mas ele está envolvido na seleção de pessoal, não em atividades empresariais.

O gerente do escritório geralmente se reporta diretamente ao diretor geral ou ao vice-diretor de pessoal.

O que um gerente de escritório faz?

Quanto melhor esse funcionário trabalhar, menos problemas haverá com o funcionamento do escritório. Portanto, se o gerente do escritório lida com tudo com força, sua presença é praticamente imperceptível. Mas se acontecerem furos... Mesmo o funcionário mais paciente do escritório não resiste a reclamar da “amante” descuidada.

As responsabilidades específicas do trabalho de um gerente de escritório dependem do tamanho da empresa. O modelo de gestão, a direção das atividades da empresa, a forma de gestão documental - tudo isso deixa uma marca na descrição do cargo.

Ao considerar as vagas, preste atenção: nas pequenas empresas, a atuação do gerente de escritório tem especificidades próprias. A autoridade de gestão é muitas vezes mais limitada. O funcionário poderá ter que desempenhar funções de outros especialistas ao mesmo tempo. Por exemplo, realizar trabalho de escritório, contabilidade primária, procurar funcionários, etc.

Tarefas de trabalho:

As responsabilidades de um gerente de escritório são divididas em cinco áreas:

1. Ao controle
2. Administração
3. Apoio doméstico
4. Controle
5. Comunicando

Na área de gestão, um gestor de escritório deve mostrar milagres na capacidade de estabelecer processos. Um candidato selecionado deve ser capaz de realizar as seguintes tarefas:

• agilizar o trabalho do escritório como um todo;
• trabalhar com pessoal de escritório (administradores, secretárias, faxineiras, motoristas, entregadores);
• organização de reuniões e briefings;
• planejar atividades para garantir a operação segura do escritório.

No campo da administração, as preocupações estão relacionadas com áreas como:

• organizar a estrutura do escritório;
• organização do trabalho de escritório;
• distribuição de documentação entre departamentos;
• organização da recepção e distribuição de correspondência comercial.

No domínio do apoio económico, terá de lidar com uma série de questões organizacionais. perguntas, por exemplo, assumem:

• organizar a compra de materiais e equipamentos;
• fornecer aos funcionários de escritório tudo o que precisam;
• trabalhar na instalação de equipamentos e garantir sua manutenção;
• armazenamento de valores.

Na área de controle, o gerente de escritório realiza:

• auditoria, inventário de bens materiais;
• certificação de funcionários;
• monitorar a condição do equipamento de escritório e das comunicações.

Na área de relatórios A principal responsabilidade será preparar relatórios para a alta administração.

Quem pode se candidatar ao cargo?

A análise das vagas mostra que os requisitos para os candidatos são bastante elevados.

O gerente de escritório deve estar familiarizado com os fundamentos da gestão e do trabalho de escritório, conhecer as regras de utilização dos equipamentos de escritório e as normas de segurança, compreender os princípios de abastecimento e métodos de planejamento. Claro que não será possível obter essa bagagem sem dificuldade - candidatos com experiência profissional terão vantagem.

Um dos principais requisitos para um gerente de escritório é ter ensino superior superior ou incompleto. Mas os empregadores raramente indicam requisitos específicos de especialização. Para aumentar suas chances de conseguir uma vaga em uma grande empresa, recomendamos fazer cursos especializados que proporcionem o conhecimento e as habilidades práticas necessárias.

As qualidades pessoais são muito importantes: responsabilidade, alto grau de autodisciplina, diligência, perseverança, erudição, paciência, resistência ao estresse. Os empregadores costumam mencionar os requisitos para a aparência dos candidatos - pedem que enviem um currículo com foto.

E mais um ponto importante: sem um excelente conhecimento do idioma, um alto nível de alfabetização oral e escrita, dificilmente você conseguirá se candidatar a uma boa vaga. A condução de correspondência comercial, trabalho de escritório e comunicação com visitantes obriga o gerente do escritório a possuir essas qualidades. Também há vagas para quem sabe inglês. Ao mesmo tempo, os ganhos podem ser significativamente superiores à média do setor.

E sobre ganhar dinheiro. O nível salarial de um gerente de escritório depende do porte da empresa, da área profissional e da região. A faixa salarial dos gerentes de escritório é bastante ampla. O salário médio na Ucrânia é de cerca de 5 mil UAH, em Kiev - mais de 6 mil UAH. Ao publicar seu currículo, aconselhamos que você verifique a evolução salarial para avaliar corretamente suas competências e não se vender a descoberto.

Que tipo de profissão é essa? Qual a diferença entre um gerente de escritório e uma secretária? Como se tornar um gerente de escritório? Que perspectivas de carreira esses funcionários têm?

Na Rússia, os gerentes de escritório apareceram no mercado de trabalho não há muito tempo, apenas cerca de quinze anos atrás.

A principal tarefa do gerente de escritório é organizar e garantir o bom funcionamento do escritório - aquela parte da empresa onde está localizado o pessoal administrativo e gerencial. Algumas empresas também trabalham com clientes lá.

Qual é a diferença entre um gerente de escritório e uma secretária?

Na maioria das vezes, a profissão de gerente de escritório é confundida com as profissões relacionadas de secretário e administrador de escritório. Mas isto é um erro: tanto o secretário como o administrador estão privados de poder. A secretária geralmente executa tarefas “técnicas”: processa correspondência, atende chamadas telefônicas, etc. Um gerente de escritório combina funções gerenciais e executivas: organiza o trabalho das pessoas no escritório, garante a interação entre os diferentes departamentos. Nas empresas onde não existe departamento de RH, o gestor de escritório também “fica” com essas funções.

No nosso país já existia um análogo de um gerente de escritório. Somente na URSS esse cargo era chamado de “secretário com alguns poderes gerenciais”. Quanto “mais elevado” o status do líder, mais “maiores” eram os poderes de seu secretário.

O que um gerente de escritório faz?

Em primeiro lugar, ele é um organizador. Sua principal e principal tarefa é organizar o trabalho do escritório. Isso também inclui a logística: nas pequenas empresas você realmente tem que desempenhar as funções de “gerente de suprimentos”. Depois ele cuida de tudo: desde papelaria até equipamentos de informática e telefonia. Vale dizer que em organizações maiores o gerente de suprimentos frequentemente se reporta ao gerente do escritório.

Outra função de um gerente de escritório é supervisionar a equipe de apoio. Isso inclui: entregadores, faxineiros, cozinheiro (se o escritório tiver serviço de alimentação). As secretárias recepcionistas às vezes se reportam ao gerente do escritório. Se o gerente do escritório tiver funcionários subordinados a ele, suas tarefas incluem organizar e monitorar seu trabalho.

Receber convidados importantes que visitam o escritório também costuma ser uma função do gerente do escritório. Esse trabalho pode incluir tudo, desde receber os hóspedes no aeroporto e fazer o check-in em um hotel até a solução de seus problemas atuais. Se se trata de parceiros estrangeiros da organização, será necessário o conhecimento de uma língua estrangeira.

Se o escritório não tiver cantina própria, então é o gestor do escritório quem tem de se tornar uma espécie de “bom espírito” do escritório. É ele (ou melhor, ela) quem terá que organizar o aparecimento de uma máquina de café e de pãezinhos quentes no escritório. Isso também inclui organizar a entrega de almoços quentes em um bom restaurante ou café próximo.

Todas as questões organizacionais inesperadas, informar os funcionários, contar-lhes notícias importantes da empresa, aniversários dos funcionários, alguns feriados gerais, eventos - tudo isso também está relacionado ao trabalho de um gerente de escritório. Principalmente quando a empresa não possui departamento pessoal.

Podemos dizer que, de certa forma, toda a vida do escritório, o seu bom fluxo e a produtividade dos demais membros da equipe dependem em grande parte do gestor do escritório.

Resumindo, todas as funções de um gerente de escritório podem ser divididas em cinco grupos:

1. Gerencial. Estas incluem: - construção da estrutura organizacional do escritório;

Planejamento de trabalho de escritório;

Gestão do pessoal do escritório (distribuição de responsabilidades, delegação de autoridade, organização da formação do pessoal, etc.)

Desenvolvimento e implementação de cultura corporativa no escritório;

Desenvolvimento de uma política de comunicação com clientes.

2. Administrativo. Organização do trabalho de escritório, construção de relações entre divisões estruturais, “zoneamento” do escritório, etc.

3. Família. Organizar a compra de equipamentos de escritório, componentes e consumíveis, bem como gerir a instalação dos equipamentos, preparando-os para manutenção, garantindo a interação com a organização de serviços.

4. Testes. Realização de inventários e auditorias de bens materiais, organização de relatórios internos e execução de outras medidas de controle.

5. Relatórios. Elaboração de relatórios para gestão.

Deve-se dizer que tudo o que foi dito acima se aplica, em primeiro lugar, ao gerente de escritório “ideal”. Mas, na realidade, as responsabilidades podem variar muito dependendo das tradições da empresa.

Algumas funções podem ser “cortadas”, mas outras podem parecer incomuns para um gerente de escritório. Por exemplo: manutenção de registros de pessoal, busca independente dos especialistas necessários, realização de entrevistas preliminares, manutenção da contabilidade primária, etc.

Requisitos do empregador

Características pessoais. No caso de um gerente de escritório, eles são de grande importância. Um candidato ao cargo de gerente de escritório deve ter um alto grau de auto-organização e ser capaz de organizar o trabalho de terceiros. Ele precisará de boas habilidades de comunicação (comunicação verbal e escrita). A elevada resistência ao stress, a capacidade de “resolver” conflitos e a capacidade de agir eficazmente em situações “problemáticas” são importantes.

A idade geralmente exigida é de 25 anos ou mais. Na grande maioria dos casos, o responsável pelo escritório é uma mulher. É extremamente raro encontrar um homem nesta posição. E isso é compreensível: muitas vezes a gerente do escritório pode ser chamada de “senhora do escritório”.

Antiguidade e experiência. Os requisitos de antiguidade e experiência variam muito de empresa para empresa. Cada empregador tem suas próprias ideias sobre a experiência “correta”. Na maioria das vezes, as grandes empresas desejam ver um gerente de escritório já estabelecido nesta posição (com 1 a 3 anos de experiência nesta posição). Mas uma secretária experiente e promissora tem boas chances de encontrar um emprego.

Uma pequena empresa pode contratá-lo sem experiência, mas você precisa convencer o empregador de que você é confiável e pode assumir todas as responsabilidades.

Educação. Requisitos educacionais separados para o gerente de escritório de uma empresa não são apresentados com muita frequência, porque as habilidades práticas são muito mais importantes para esse funcionário. Portanto, na maioria das vezes, em um anúncio de vaga de gerente de escritório, os empregadores limitam-se a um ensino superior “desejável”, às vezes indicando a formação econômica ou psicológica como preferida.

Requisitos adicionais. Um gerente de escritório não pode viver sem um computador e, portanto, deve ser um usuário de PC confiante. As empresas que trabalham com parceiros e clientes estrangeiros desejam que o seu gerente de escritório fale línguas estrangeiras.

Onde estamos crescendo?

O crescimento na carreira é possível para um gerente de escritório? Disponível. Mas, na maioria das vezes, não é simples. Isso significa que para crescer na carreira é preciso mudar de área e passar por algum tipo de treinamento. Tudo fica mais simples se a empresa estiver atenta aos seus colaboradores, o gestor enxergar o potencial do gestor de escritório e entender que o funcionário já “superou” seu cargo. Nesse caso, você pode contar com a oferta de outro cargo na mesma empresa, além de treinamento por conta da organização.

Se isso não for possível, você terá que “redefinir seu perfil”. Muitos gerentes de escritório posteriormente trabalham com pessoal ou em cargos administrativos. Alguns se tornam gerentes de lojas de sucesso no setor varejista. Se você se sente atraído por algum outro setor, é melhor fazer um treinamento com antecedência, pelo menos de curto prazo.

Uma coisa é verdade: não importa quem esse funcionário se torne no futuro, ele definitivamente precisará de experiência como gerente de escritório: porque a capacidade de organizar o trabalho de outras pessoas, a capacidade de comunicação empresarial e a alta auto-organização serão úteis em qualquer área .